Combinación de correspondencia y Juegos de Power Point.

Combinación de correspondencia. 

La combinación de correspondencia de Word es una herramienta que les permite a los usuarios generar una lista de datos de contacto e insertar la información en un documento con la finalidad de generar una carta personalizada para cada miembro de la lista.

La combinación de correspondencia se usa para crear varios documentos a la vez. Estos documentos tienen un diseño, formato, texto y gráficos idénticos. Solo varían secciones específicas del documento, que se personalizan. (Microsoft, 2018)

Al terminar la combinación de correspondencia se obtendrán como resultado 3 archivos.

• Documento Base
• Es el documento original, es la carta que se genera previo a realizar la combinación de Correspondencia
• Documento Base de Datos
• Contendrá la lista de contactos correspondiente a las personas a quienes va dirigida la carta.
• Documento Combinado
• Es el resultado de unir los elementos anteriores, si se realiza correctamente el proceso, el usuario obtendrá un documento que contiene una carta para cada destinatario.

Documento Base

En el presente ensayo se realiza la combinación de correspondencia haciendo uso de una carta formal, la cual tiene los siguientes elementos:

• Lugar y fecha: indican dónde se encuentra la persona.
• Nombre del destinatario
• Saludo: es una forma cortes que funciona como introducción.
• Asunto: el encabezado de la carta, donde se dice al destinatario el motivo de la carta.
• Cuerpo de la carta: es la parte más importante de la misma, donde se aborda el motivo y desarrollo de la carta.
• Despedida: es un pequeño párrafo que va al finalizar la carta, en el cual se sintetiza breve mente la idea principal de la misma, y se cierra la comunicación.
• Firma: nombre del remitente (quien la manda).

Es imprescindible mencionar que desde el momento que se está redactando la carta se deben considerar los espacios en donde se insertarán los campos de la lista de contactos, de igual manera resaltar que los campos pueden insertarse en cualquiera de los  elementos antes mencionados de la carta.

Documento Base de datos

Al generar la lista de contactos nos encontraremos que puede ser tan personalizada como nosotros necesitemos, la lista puede contener nombre, dirección, cargo, teléfono de los destinatarios o agregar nuevos según sea la necesidad del usuario.

Documento Combinado

Una vez realizados el documento base y el documento base de datos se procede a insertar los datos de la lista de contactos en el documento base, obteniendo como resultado un documento que contiene una carta para cada uno de los destinatarios de la lista de contactos.

Uso de la Herramienta Combinación de Correspondencia

Haciendo uso del Software Word, desde su versión 2002 en adelante se cuenta con una herramienta llamada Asistente para combinar correspondencia, dicha herramienta es la que se ocupara a continuación.

El  Asistente para combinar correspondencia se encuentra en

• Microsoft Word 2002
• En el menú Herramientas, haga clic en Cartas y correspondencia y, a continuación, en Asistente para combinar correspondencia.
• Microsoft Office Word 2003
• En el menú Herramientas, haga clic en Cartas y correspondencia y, a continuación, en Combinar correspondencia.
• Microsoft Office Word 2007
• En la pestaña Correo haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
• Microsoft Office Word 2013
• En la pestaña Correspondencia haga clic en Iniciar combinación de  correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Los siguientes pasos son descritos desde la versión Microsoft Office Word 2013, sin embargo en las versiones anteriores los pasos son muy similares.

Una vez que se ha abierto el Asistente para combinar correspondencia se puede apreciar del lado derecho una asistente que guiará paso a paso durante el uso de la herramienta, la ventana es como la que a continuación se aprecia

Ilustración 1 Ventana Asistente para la combinación de correspondencia

Paso 1 Seleccione el tipo de documento

En el primer paso se le debe de indicar a Microsoft Word en qué tipo de documento se esta trabajando, como se mencionó anteriormente, se trabaja sobre una carta formal. En la ilustración 1 se puede observar que el Asistente realiza la pregunta ¿En qué tipo de documento está trabajando?, se selecciona la opción Carta, cabe resaltar que al llegar a este punto implica que el usuario ya tiene redactada su Documento Base y se encuentra guardado en una ubicación fácil de encontrar como documentos o escritorio.

Paso 2 Seleccione el documento inicial

Como se mencionó anteriormente, para este punto el usuario ya tiene su carta formal redactada por lo cual, como se muestra en la ilustración 2, el usuario selecciona la opción Utilizar el documento actual y da clic en siguiente

Ilustración 2 Seleccione Documento Inicial

Paso 3 Seleccione los destinatarios

En este punto el usuario va a generar la lista de contactos con los datos que posteriormente serán incrustados en la carta formal para generar la combinación de correspondencia, como se muestra en la ilustración 3 se selecciona Escribir una nueva Lista y posteriormente clic en Crear.

Ilustración 3 Seleccione los destinatarios

Al dar clic en crear el usuario visualiza un cuadro de dialogo similar al de la ilustración 4 en donde se le permite personalizar los campos de cada contacto dependiendo del uso de la carta

Ilustración 4 Nueva lista de direcciones

El usuario presiona el botón Personalizar columnas ubicado en la parte inferior del cuadro de dialogo de la ilustración 4 para visualizar un nuevo cuadro de dialogo que le permite modificar las columnas ya existentes para la lista de contactos.

Como se muestra en la ilustración 5, el usuario hace uso de los botones Agregar, Eliminar y Cambiar nombre para dejar únicamente los campos que va a ocupar del contacto

Ilustración 5 Personalizar lista de direcciones

Una vez que el usuario ha personalizado los datos del contacto se procede a llenar la lista de direcciones, en forma de filas el usuario ingresa uno a uno los datos de los contactos a quienes va dirigida la carta, de manera predeterminada se agrega solo una fila por lo que para agregar una nueva fila se la clic en Nueva Entrada como se muestra en la ilustración 6.

Ilustración 6 Llenando lista de direcciones

Una vez que el usuario a llenado su lista de contactos y da clic en Aceptar, como se muestra en la ilustración 7, Word le pregunta al usuario mediante un cuadro de dialogo en qué lugar de la computadora va a guardar el documento base de datos, se recomienda guardarlo en un lugar fácil de ubicar como lo puede ser documentos o escritorio, preferentemente en la misma ubicación del documento base.

Ilustración 7 Guardar lista de direcciones

Una vez guardada la lista de direcciones, el usuario visualiza un nuevo cuadro de dialogo como el de la ilustración 8 en donde puede seleccionar de la lista de destinatarios a quienes si se va a generar la carta o a quienes no se les genera la carta, en caso de que desee generar carta para toda su lista el usuario deja marcadas todas las casillas de verificación y da clic en Aceptar

Ilustración 8 Destinatarios de combinar correspondencia

Una vez realizado lo anterior se termina el paso 3 pues ya se tienen los destinatarios.

Paso 4 Escriba la carta

En este paso el usuario incrustará los datos de la lista de direcciones en la carta, al llegar a este paso el usuario visualiza en el asistente las opciones para incrustar los elementos en la carta como se muestra en la ilustración 9

Ilustración 9 Elementos a combinar

El usuario da clic con el muse en el lugar de la carta en donde se incrustara el elemento de la lista de direcciones, posteriormente da clic en el botón más elementos de la ilustración 9, una vez realizado esto, aparece un cuadro de dialogo en donde se muestran los elementos de la lista de direcciones generada previamente, el usuario selecciona la columna a incrustar y da clic en insertar como se muestra en la ilustración 10.

Ilustración 10 Insertar campo de combinación

Al dar clic en insertar el campo seleccionado se incrusta en la carta y se visualiza como en la ilustración 11, esto indica que en el siguiente paso ese dato se cambiará por lo registrado en la lista de direcciones, cada vez que el usuario inserte un campo debe dar clic en el botón cerrar para colocar el cursor en la nueva posición en donde se encontrará el campo a insertar.

Ilustración 11 Elemento Incrustado

Una vez que se han incrustado los elementos en la carta se procede al siguiente paso.

Paso 5 Vista previa de las cartas

En este paso el usuario puede visualizar como se queda cada una de las cartas individuales haciendo uso de los botones << >> y realizar cambios en la lista de destinatarios como se muestra en la ilustración 12

Vista previa de las cartas

Paso 6 Complete la combinación

Una vez que el usuario se encuentra satisfecho con todas sus cartas puede terminar la combinación dando clic en el botón editar cartas individuales como se muestra en la ilustración 13, al dar clic en este botón mediante un cuadro de dialogo Word le pregunta al usuario que registros desea que se combinen, se selecciona Todos y se da clic en Aceptar

Ilustración 13 Complete la combinación

Word abrirá un nuevo documento que contiene las cartas individuales, dicho documento es el resultado de la combinación de correspondencia, se recomienda guardar en un lugar fácil de ubicar como lo puede ser documentos o escritorio, preferentemente en la misma ubicación del documento base y documento base de datos.

Juegos de Power Point. 

Como hacer un juego en Power Point, DES CÚBRELO. 

Es muy fácil hacer un juego en Power Point, enseguida mostramos pasos a seguir para que tú también puedas hacerlo.

1. Abre un nuevo documento en blanco.

2. Desde la pestaña diseño, selecciona un fondo.

3. En la primera diapositiva por el nombre del juego y coloca 3 botones, uno que diga “Iniciar juego” y otro que diga “Instrucciones” y uno más para salir del juego.

4. En la segunda diapositiva pon las instrucciones del juego y coloca dos botones; uno para iniciar el juego y otro para volver al menú principal.

5. A partir de la tercera diapositiva, coloca una pregunta en el título y utiliza la herramienta ‘cuadro de texto’ para crear las respuestas. En este caso usaremos “Cierto” o “Falso”.

6. Agrega cuantas dispositivas quieras con todas tus preguntas.

7. Tras crear todas tus preguntas, crea una nueva diapositiva en la cual se felicitará al usuario por haber respondido todas las preguntas correctamente y agrega dos botones, uno para volver a jugar y otro para salir del juego.

8. Crea una nueva diapositiva, esta vez el mensaje será “Perdiste”, en caso de que el usuario haya contestado mal alguna pregunta. Agrega dos botones, uno para volver a jugar y otro para salir del juego.

9. Ahora, lo que resta es crear acciones para que cada elemento de nuestras diapositivas, al darle clic nos mande, a otra diapositiva. Ve a la pestaña insertar, selecciona acción y en la ventana emergente selecciona ‘Hipervínculo a:’. Elige a que diapositiva quieres que vaya cada elemento de forma que cuando se responda todas las preguntas de forma correcta te arroje el “mensaje ganador” y en caso de errar, te arroje el “mensaje perdedor”.

10. No olvides crear una acción para los botones. En el caso del botón “iniciar juego”, deberá mandar a las preguntas, “Instrucciones” deberá mandar a la diapositiva con las instrucciones y el “salir del juego” deberá terminar la presentación.

11. Ahora solo resta probar tu presentación y revisar que todos los botones funcionen correctamente.